Planera en lyckad konferens – 7 saker som gör verklig skillnad

Att planera en konferens handlar om betydligt mer än att boka en lokal och kontrollera att projektorn fungerar. En riktigt bra konferens skapar förutsättningar för deltagarna att hålla fokus, utbyta idéer och samtidigt få tid för samtal och gemenskap.

Men vad är egentligen viktigt att tänka på när man bokar konferens? Här delar vi på Karaktärshotellet i Vimmerby med oss av sju saker som kan göra stor skillnad för konferensdagen.

1. Välj lokaler som passar hur ni faktiskt ska arbeta

Börja inte med frågan hur många personer får plats? utan med hur ska vi arbeta under dagen? En konferens består ofta av flera olika moment: presentationer, gemensamma diskussioner, grupparbete och informella samtal. Därför är det en fördel att ha tillgång till både en större konferenslokal och mindre ytor där deltagarna kan arbeta ostört. På Karaktärshotellet finns två större konferenslokaler med grupprum i anslutning. I hotellet finns dessutom soffgrupper och andra gemensamma ytor som passar bra när två eller tre personer vill sätta sig undan en stund.

Tips: Gör ett enkelt schema över konferensdagen innan ni väljer lokal. Markera vilka delar som sker gemensamt och när gruppen behöver delas upp. Då blir det mycket enklare att avgöra vilka lokaler ni faktiskt behöver.

2. Glöm inte luften – den påverkar mer än man tror

Ventilation är kanske inte det första man frågar om när man bokar en konferens, men under en heldag kan inomhusklimatet ha stor betydelse för hur behagligt det är att vistas i lokalen. När många människor sitter tillsammans under flera timmar behövs fungerande ventilation och möjlighet att hålla en behaglig temperatur.

Våra konferenslokaler har kyld ventilation och i de större lokalerna finns dessutom forcerad ventilation som deltagarna själva kan aktivera i femtimmarsintervaller. Det kan därför vara klokt att fråga konferensanläggningen om ventilation, temperaturreglering och möjligheten att vädra eller ta pauser utomhus – särskilt om ni planerar en heldagskonferens.

3. Tekniken ska vara enkel – och hjälpen ska finnas nära

Teknik är som bäst när man knappt behöver tänka på den. Bild, ljud och presentationer ska fungera utan att värdefull mötestid går åt till felsökning. Kontrollera därför i förväg vilken utrustning som finns i lokalen och vilka anslutningar ni behöver för era datorer. Ska någon delta digitalt är det också bra att meddela detta redan vid bokningen. På Karaktärshotellet har de större konferenslokalerna stor bild på väggduk, medan våra mindre lokaler är utrustade med större TV-skärmar. Behöver ni hjälp finns vår konferensreception nära till hands.

Ett enkelt tips: Kom gärna lite före deltagarna och testa den presentation eller utrustning som ska användas. Det ger en betydligt lugnare start på dagen.

4. Planera maten och pauserna lika noggrant som mötet

Ett vanligt misstag är att fylla konferensprogrammet så mycket att det knappt finns tid för paus. Men en paus är inte förlorad arbetstid. Tvärtom ger den deltagarna möjlighet att röra på sig, prata med kollegor och komma tillbaka med ny energi. Vid en heldagskonferens är det därför bra att redan från början planera in förmiddagsfika, lunch och eftermiddagsfika.

Hos oss serveras lunchbuffé med flera rätter och vegetariska alternativ. Till konferensfikat har vi en särskild fikameny där ni i förväg kan välja vad som ska serveras.Glöm inte heller att informera om allergier och specialkost i god tid. Det gör det lättare för köket att skapa en bra upplevelse för hela gruppen.

5. Byt miljö under dagen

Alla diskussioner behöver inte ske runt ett konferensbord. Ett kort miljöombyte kan vara ett enkelt sätt att bryta upp en intensiv mötesdag. Karaktärshotellet ligger i en lugn miljö med gröna ytor och promenadmöjligheter. Alldeles intill hotellet ligger Vimmerby hembygdspark, vilket gör det enkelt att ta en kort promenad mellan konferenspassen eller genomföra ett samtal som ett så kallat walk and talk. När vädret tillåter finns även vår uteservering med bekväma sittmöbler. Ett bra knep är att lägga samtal mellan två personer eller mindre grupper utomhus. Det kräver ingen extra aktivitet eller planering, men ger ändå ett naturligt avbrott i dagen.

6. Lämna utrymme för gemenskap

En konferens kan ha två syften samtidigt: att få arbete gjort och att stärka relationerna i gruppen. Om deltagarna vanligtvis arbetar på olika orter, avdelningar eller mest möts digitalt kan den informella tiden vara minst lika värdefull som själva konferensprogrammet. Därför kan det vara klokt att inte boka varje minut. En gemensam middag, en aktivitet eller bara en stund tillsammans efter dagens sista möte kan skapa utrymme för andra samtal än de som ryms på dagordningen.

För grupper som vill kombinera sin konferens i Vimmerby med en aktivitet kan vi hjälpa till att ta fram olika alternativ, både på området och i omgivningarna. Det kan exempelvis vara en älgparkssafari eller ett besök med anknytning till Astrid Lindgrens hembygd.

7. Vid flerdagskonferenser är boendet en del av konferensen

Om konferensen fortsätter nästa morgon är hotellet inte bara en plats där deltagarna sover. Boendet blir en viktig del av helheten. Att kunna äta middag, umgås, sova och sedan gå direkt till nästa konferensdag gör upplägget enklare – särskilt när deltagarna kommer från olika delar av landet.

Karaktärshotellet är ett fyrstjärnigt hotell med 42 rum och ligger i en lugn miljö utanför Vimmerby centrum. För gäster som kommer med bil finns en stor carport och möjlighet till elbilsladdning. När ni jämför konferenshotell är det därför värt att titta på mer än själva rumspriset. Avståndet mellan konferenslokal, restaurang och hotellrum, parkeringsmöjligheter och hur enkelt det är för gruppen att hålla ihop kan vara minst lika viktigt.

En bra konferens börjar med rätt frågor

Det finns ingen konferenslösning som passar alla. En ledningsgrupp på åtta personer har andra behov än en företagskonferens för 50 deltagare. Fundera därför först på vad ni vill få ut av dagarna: Ska ni fatta beslut, arbeta kreativt, utbilda personal eller framför allt skapa tid för gruppen att mötas? När syftet är tydligt blir det också lättare att välja rätt lokal, måltider, pauser, boende och aktiviteter.

Planerar ni en konferens i Vimmerby? 
Kontakta oss på info@bjorkbacken.se, så hjälper vi er att sätta samman ett konferensupplägg som passar just er grupp.